Моя система планування типу "Кайдзен"

Принципи системи планування

1. Створення потоку

2. Візуалізація: усі ідеї, бажання, обов’язки та цілі мають бути видимі та зрозумілі.

3. Гнучкість: система планування повинна підлаштовуватися під реальне життя.

4. Залучення різних органів відчуттів: зір, м’язова пам’ять, тактильні відчуття тощо.

5. Зрозумілість формулювань: записуйте власні думки чітко, щоб їх легко було перечитати.

6. Видимість динаміки процесу: спостерігайте, як ваші справи рухаються вперед.

7. Простота та інтуїтивність: система має бути такою, щоб її легко було підтримувати.

"Головна ідея: усе, що крутиться в голові, потрібно перенести на папір, поки мозок не стане вільним."

Психологи встановили, що незавершені справи викликають найбільше занепокоєння. Людина часто прокручує у думках, що треба доробити чи переробити, навіть коли засинає. Тому кожна ідея чи завдання отримує окрему картку, і кожна картка має своє місце.

Основні правила системи

1. Жодних ідей чи сумнівів поза картками.

2. Кожній думці — окрему картку.

3. Кожна картка має своє місце.

4. Дробіть великі завдання на менші частини – “Слона їдять маленькими кусочками”.

5. Завдання мають бути вимірюваними, щоби зрозуміти, коли вони справді завершені.

6. Послідовність дій: спочатку виконайте одне (наприклад, “попрати”), а потім інше (наприклад, “попрасувати”).

7. Одна справа в одиницю часу: чим менше переключень, тим вищий результат.

8. Обмежуйте навантаження – кількість завершених завдань зростає, коли не розпорошуєтеся.

9. Вирівнюйте процеси, щоб уникати перевантаження окремих етапів або людей.

У повсякденній рутині наш час прагнуть забрати усі навколишні фактори — повідомлення, дзвінки, соцмережі. Щоби зберігати фокус, можна запровадити принцип:

"Скарги й пропозиції приймаються лише в письмовій формі, адже емоції заважають нам точно формулювати прохання та вимоги."

Таким чином, записуючи власні думки та завдання на картках, ви з часом помітите, що нових думок з’являється менше, а голова “звільняється”.

Етапи воронки планування

1. Розподіл завдань на дві категорії:

   • “ХОЧУ” (ваше власне бажання).

   • “ПОВИНЕН” (те, що хоче від вас хтось інший).

"Якщо у вас відсутнє власне 'ХОЧУ', то ви завжди виконуватимете чужі бажання."

Тут важливо зрозуміти, чи ви живете власним життям, чи реалізуєте чужі цілі. Коли ми оцінюємо попередні дії, варто поставити собі запитання:

"Хто я? Для чого я живу?"

Якщо відповіді на ці запитання відсутні, вибудувати по-справжньому ефективну систему планування буде складно, бо незрозуміло, куди ви рухаєтеся.

Обмеження

• Закон та власна мораль — “рамки”. Решта простору можна заповнити пошуком власної мети.

• Напишіть свою місію й визначте розділи, які відповідають цій місії. Наприклад, місія може бути: “Прожити щасливе життя з вісьмома хомʼячками та алкогольною залежністю” (жартую).

Далі створіть колонки, які допоможуть відсіяти непотрібне:

• Чи робить мене це щасливішим?

• Чи корисно це суспільству?

• Чи корисно це довкіллю?

• Чиї це думки: мої чи нав’язані ззовні іншими людьми, які їх також десь підчепили?

Так ви зможете відрізнити істинні бажання від модних тенденцій чи чужих сценаріїв.

Аналіз і відсів непотрібного

Картки, що відносяться до чужих бажань або сумнівів, варто проаналізувати, а не відразу викидати. Іноді на такій картці може бути ім’я людини, яка вами маніпулює. Якщо розумієте це — видаляєте картку. Статистика свідчить, що так список зменшується на 20–30%.

Аналогія з “трубою”

Уявіть, що ваші справи рухаються вузькою трубою. Причини, чому вона не справляється з потоком:

1. Занадто великий вхід (багато ідей та завдань).

2. Відсутність “обхідної труби” (делегування). Якщо якась справа — ваше “ХОЧУ”, ви можете попросити друзів або колег перетворити це на їхній “ПОВИНЕН”.

3. Відсутні чи забруднені фільтри (немає системи відсіювання зайвого).

"Головне — ви точно не зможете обманути себе, коли залишаєтеся наодинці. У голові все перемішано, тому завжди важливо виписувати справи на папір."

Система не будується щодня з нуля. Ви постійно доповнюєте поточну таблицю. Потрібно уникати сумнівів: усе повинно бути ясно та зрозуміло.

Мета системи планування

Система планування створена, щоби зробити вас щасливішими, допомогти бути корисними іншим або інвестувати свій час в улюблену справу. Якщо ваша ціль — “зробити якомога більше”, ви ризикуєте потрапити у пастку нескінченних завдань, зривів та депресій.

"Система планування потрібна, аби працювати в інтересах власної місії. А вільний час варто присвятити собі та відпочинку."

Роль волі та енергії

Воля — це тимчасовий механізм, який витрачає енергію. Якщо ви перевантажені, то навіть сильна воля не врятує. Зате коли ви відпочили й маєте запас сил, вмикається механізм “надлишкової” енергії, що без особливих зусиль рухає вас до мети.

"Воля без енергії дорівнює нулю. Енергія народжує волю."

Що більше у житті улюблених справ і періодів відпочинку, то більше у вас енергії.

Хто я?

"Суспільство нав’язує нам ролі, і тоді ми живемо під гаслом 'ПОВИНЕН'. Але місія — єдина роль, яку ви справді мусите виконати в житті, якщо хочете бути щасливими."

Або ви граєте власним персонажем, або дозволяєте комусь грати вами.

Наступний фільтр: п’ять головних сфер

1. Особистий розвиток

2. Сім’я

3. Бізнес

4. Громадська діяльність

5. Хобі

Ці сфери дають розуміння, наскільки ваше життя повне й чи не залишаються важливі речі поза увагою. У кожній сфері можна натрапити на нав’язані “моделі поведінки”, тож дуже важливо самому визначати власні стандарти та не перейматися чужою оцінкою.

Чому суспільна діяльність?

У кожної людини є потреба відчувати користь: так ми соціалізуємося, самореалізуємося й задовольняємо вищі критерії піраміди Маслоу.

Свобода як частина щастя

Свобода має три складові:

1. Фізична (можливість пересуватися).

2. Юридична (право поїхати в іншу країну, отримати візу тощо).

3. Фінансова (матеріальні ресурси для реалізації задуманого).

Бізнес може давати фінансову свободу, але для цього потрібен особистий розвиток. Усі сфери пов’язані.

"Якщо хобі не дає ресурсів на економічну свободу, то воно ризикує стати короткочасним захопленням."

Як розподіляти завдання

Коли ви складаєте список справ:

• Ніхто вам не диктує, що саме робити.

• Завдання йдуть лише від вас, а не від навколишніх.

• У кінці року можна переглянути цей фільтр. Життя змінюється, з’являються нові пріоритети.

Наступний крок: перенесення карток у Канбан

Створіть річний і місячний план із трьома основними колонками:

1. Зробити (усе, що ще не має чітких строків)

2. Заплановано (завдання з датою або вже розписаним терміном)

3. Виконано (завершені справи)

Принципи роботи з Канбаном

• У колонці “Заплановано” можна додавати дати або позначки місяця.

• Створіть дошку для “Наступного місяця”, куди переносите картки з “Зробити” й “Заплановано”, обираючи реалістичні завдання.

• Якщо завдання має чітку дату (наприклад, “зустріч з Іриною у п’ятницю о 19:00”), ставимо на конкретний день. Якщо дата залежить від інших, чекаємо на уточнення.

• Завдання “в процесі” можна тримати окремо, щоби бачити, що воно потребує додаткових дій.

• Пріоритетними будуть ті завдання, “м’яч” за якими зараз на вашій стороні.

"Суть потоку: збільшити пропускну здатність 'шийка' пляшки. Ми не можемо робити все одночасно, тому контролюємо роботу в один момент часу."

Чому ця система зручна? Вона враховує всі незавершені справи. Якщо ви щось передали колезі, то “м’яч” на його стороні. Ви не відчуваєте вини й можете займатися чимось іншим, доки вам не повідомлять про наступний крок.

Приклад великих завдань

Для складних проєктів (будівництво, запуск стартапу) робіть велику картку, яку розділяєте на дрібні завдання. Кожен елемент проходить через “трубу” Канбану, доки вся робота не буде зібрана в одне ціле.

Відчуття повноцінності життя

"Коли ви озираєтеся назад, бачите, що ваш шлях — це ваш власний сценарій, і це надає неймовірної сили та ентузіазму."

У багатьох системах завдання просто викреслюються й забуваються, а тут ви отримуєте можливість знову відчути радість від досягнутих цілей, коли переглядаєте виконані картки.

Місячні цикли

Система орієнтована на місячні періоди:

1. День надто короткий, аби завершити глобальні задачі та оцінити реальний прогрес.

2. Рік надто довгий, і ви можете запізно помітити, що рухалися не в той бік.

Один місяць — оптимальний період, щоб:

• Запланувати ключові справи.

• Отримати статистику (факти, з якими не посперечаєшся).

• Оцінити, чи справді ви робите те, що потрібно.

"Використовуйте різні кольори карток для різних сфер життя. Тоді легко побачити, де ви активні, а де відстаєте."

В кінці місяця переносьте невиконані справи на наступний період або відмовляйтеся від них, якщо зрозуміли, що це були просто “хотілки”.

Рутинні справи та звички

Є завдання, які повторюються щодня (підйом, тренування, робота). Заносьте їх в щоденник. Краще переводити рутину на рівень автоматизму:

"Замість боротьби з поганими звичками варто активно впроваджувати нові корисні, витісняючи шкідливі."

Уявіть, що доба — це “труба” зі своїм обсягом часу. Частина йде на сон, частина — на буденні ритуали, і лише певна кількість годин залишається на цілі та проєкти.

Окремі дошки для проєктів

Якщо ви займаєтеся масштабною ініціативою (на кшталт виходу на новий ринок чи реконструкції будинку), створіть окрему Канбан-дошку, щоб бачити всі завдання, дедлайни й учасників. Тоді, плануючи конкретний день, ви “витягуєте” з великого проєкту обмежену кількість карток у свій “Сьогодні”.

Порожня голова — гнучкий розум

"Основна ідея: голова має бути вільною від незавершених думок. Кожна картка — це дзеркало вашого наміру."

Коли у розділі “Заплановано” постійно мігрують ті самі картки з місяця в місяць, це сигнал, що це не “потрібно”, а лише “ідея, яку я насправді не хочу втілювати”. Зрештою ви можете відпустити ці завдання, звільнивши ресурси.

Висновки:

Система планування, побудована на картках і відображенні ваших особистих “ХОЧУ” та “ПОВИНЕН”, допомагає:

• Зрозуміти, що є справді важливим.

• Позбутися незавершених справ, що обтяжують розум.

• Гнучко планувати час, враховуючи настрій, здоров’я та зовнішні фактори.

• Робити реальні кроки до власної місії й почуватися щасливішими.